Was ist ein Virtueller Assistent

Ein Virtueller persönlicher Assistent oder auch Virtueller Assistent (VPA oder VA) übernimmt für seinen Auftraggeber (Kunde) alle Aufgaben, die aus dessen Sicht beruflich vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken oder wertvolle Zeit des Privatlebens rauben und nicht selbst ausgeführt werden müssen. Die Zusammenarbeit erfolgt virtuell, das heißt, der VPA interagiert mit seinen Kunden mittels moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT).

Allgemeine Beschreibung

VPAs und VPA-Dienste (auch VPA-Agenturen) bedienen sich moderner Informations- und Kommunikationsmittel um ihre Arbeit durchzuführen. Dank der Digitalisierung und hochleistungsfähiger Breitbandverbindungen können VPAs mittels Telefon, Mobilfunk, E-Mail und Internet die Aufgaben ihrer Kunden erledigen, unabhängig davon, wo sich der Persönliche Assistent beziehungsweise der Kunde zu diesem Zeitpunkt aufhält. Daher ist die Zusammenarbeit unabhängig von der räumlichen Nähe zwischen Auftraggeber und dem Virtuellen Assistenten. VPAs arbeiten für mehrere Kunden und werden von diesen flexibel für wiederkehrende oder stets unterschiedliche Aufgaben beauftragt, wann immer der Bedarf besteht. Grundsätzlich können alle Aufgaben an persönliche Assistenten abgegeben werden, die mittels der oben beschriebenen Informations- und Kommunikationsmittel durchgeführt werden können.

Begriffsabgrenzung

Persönlicher Assistenten (private Funktion)

Ein persönlicher Assistent, ohne die Einschränkung auf die virtuelle Arbeitsweise, arbeitet für Kunden vor Ort. Der persönliche Kontakt und die lokale Nähe zum Auftraggeber ist Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Meist arbeitet ein Persönlicher Assistent ausschließlich für einen Auftraggeber und kümmert sich um Aufgaben und Erledigungen wie z.B. Terminkoordination, Reiseplanung, Einkäufe, Erledigungen. Persönliche Assistenten in dieser Form werden oft von Prominenten und vermögenden Personen beschäftigt. In den letzten Jahren bieten aber auch immer mehr lokale Persönliche Assistenz Dienste flexibel und nur für einzelne Aufgaben buchbar diese Dienstleistung an. Voraussetzung ist auch hier die räumliche Nähe zum Kunden. Daher ist der Einsatzradius meist auf eine bestimmte Stadt oder Region beschränkt.

Freelancer

Als freier Mitarbeiter, in einigen Branchen englisch Freelancer, wird umgangssprachlich eine Person bezeichnet, die aufgrund eines Dienst- oder Werkvertrags Aufträge selbständig und in der Regel persönlich ausführt, ohne dabei Arbeitnehmer des Auftraggebers zu sein.

Sekretär oder Persönlicher Assistent (berufliche Funktion)

Ein Sekretär ist als Angestellter fest in die Unternehmensstruktur eingegliedert und steht einem einzelnen Vorgesetzten, einem bestimmten Personenkreis oder auch einer Abteilung zur Verfügung. Ein Persönlicher Assistent oder Sekretär erledigt in der Regel allgemeine Büro und administrative Tätigkeiten wie beispielsweise Korrespondenz, Terminkoordination, Reiseplanung etc. Je nach Firmenumfeld und Zuständigkeiten können die Aufgaben aber auch in den kaufmännischen und inhaltlichen Bereich ausgeweitet sein.

Büroservice

Ein Büroservice übernimmt für andere Unternehmen Büroarbeiten und bietet diesen einen externen Telefon- sowie Sekretariatsservice. Ein Büroservice tritt im Namen deren Kunden auf. So werden beispielsweise eingehende Anrufe und Termine im Namen des jeweiligen Kunden entgegengenommen. Teilweise bieten Büro-Dienste Kunden auch die Möglichkeit, Büroflächen für einen bestimmten Zeitraum zu nutzen oder die Büroadresse aus Repräsentativen Zwecken als Geschäftsadresse für die eigene Korrespondenz zu nutzen. Ein Büro-Service agiert in der Regel für mehrere Auftraggeber arbeitet diesen von Extern zu.

Formen von Virtuellen Persönlichen Assistenten

Hier kann unterschieden werden zwischen selbständigen VPAs und VPA-Diensten, sowie zwischen deutschen VPA-Diensten und von Deutschland aus geführten VPA-Diensten.

Selbständige VPAs
Sie arbeiten als selbständige Einzelunternehmer auf eigene Rechnung. Die Arbeit wird meist vom eigenen Home Office ausgeübt. Aufgrund begrenzter Ressourcen agieren selbständige VPAs meist für einen kleinen Kundenkreis.

VPA-Dienste
Diese beschäftigen ein Team von VPAs. Meist hat jeder Kunde seinen persönlichen Ansprechpartner. Dieser führt die Aufgaben entweder aus oder diese wird einem VPA mit entsprechenden Fachkenntnissen zugeteilt. Der Vorteil in der Zusammenarbeit mit VPA-Agenturen besteht für den Auftraggeber darin, dass verschiedene Fachkompetenzen in einem Team vereint sind. Auch müssen keine unvorhersehbaren Ausfälle befürchtet werden, da bei Abwesenheit eines VPAs ein anderer einspringen kann.

Deutsche VPA-Dienste
Diese VPA-Dienste arbeiten von Deutschland aus mit einem Team von persönlichen Assistenten. Durch die lokalen Lohnniveaus liegen die Stundensätze diese Anbieter über Anbietern die auf VPAs im Ausland zurückgreifen. Hier kann der Auftraggeber meist auf ein qualifiziertes Team von Fachkräften aus verschiedenen Bereichen zurückgreifen.

Von Deutschland aus geführte VPA-Dienste
Einige VPA-Dienste haben zwar ihren Unternehmenssitz in Deutschland, die VPAs arbeiten jedoch aus anderen Ländern den Kunden zu. Durch das Outsourcen der Aufgaben in Niedriglohnländer profitieren Kunden von günstigen Stundenlöhnen und durch die teilweise unterschiedlichen Zeitzonen können Aufgaben zeitversetzt erledigt werden.

Butler-Apps
Ein neuer Trend heißt „Butler-Apps“. Hier wird der VPA per SMS oder mobile App mit Aufgaben beauftragt. Der Nutzer schickt seine Aufgaben an den Assistenten, welcher die Aufgaben organisiert und vermittelt. Die Menschen hinter dem Service können dank skalierbarer Technologien mehrere hundert Aufgaben pro Stunde abarbeiten. Der Kunde kann verschiedene Ansprechpartner haben.